個人情報に関する取り組み

1.個人情報に対する本学の基本姿勢

 本学では、学生の個人情報を、学生の教育研究及び学生支援に必要な業務を遂行するために利用しています。一方、個人の尊厳及び基本的人権の尊重の立場から、プライバシーを中心とした個人情報は確実に保護されなければなりません。本学では、個人情報の保護に関する法律や政令、文部科学大臣が定める指針等の基準を遵守しながら、学生個人情報の保護に努めています。さらに、全学的な情報セキュリティポリシーの下で個人情報保護に関する学内規程を制定し、個人情報の収集、管理、利用、開示、提供について技術的、組織的な対策を講じるとともに、教職員に対する全学的な教育・啓蒙活動を通じて個人情報の適正な利用と保護に努め、あわせて対策基準及び遵守状況の継続的な評価、見直しを行いながら常に改善を図っております。

2.学生の個人情報の保護について

 学生の個人情報を利用するにあたり、学生個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的として、「個人情報保護に関する規程」を制定しています。その内容は、以下のとおりです。

○「学生個人情報」とは
現在及び過去の学生並びに入学予定者に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいいます。
○利用目的の特定
学生個人情報は、本学の教育研究及び学生支援に必要な業務を遂行するために利用します。
○適正な取得
学生個人情報を取得するときは、適正な手段により取得します。なお、思想、信条及び宗教に関する学生個人情報は、いかなる理由があろうともこれを取得しません。
○利用目的の通知等
学生本人から直接書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)に記載された当該本人の学生個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示します。利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知または公表します。
○データ内容の正確性の確保>
学生個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保ちます。
○安全管理措置
学生個人データの漏洩、滅失又は毀損の防止その他の学生個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じています。従業者に学生個人データを取り扱わせるに当たっては、当該学生個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行っています。学生個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された学生個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行っています。
○第三者提供の制限
学生個人データは、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供しません。ただし、(1)法令に基づく場合、(2)個人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき、(3)その他学長が特に必要であると認めたときはこの限りでありません。
○開 示
学生本人から当該本人が識別される学生個人データの開示を求められたときは、本人に対し遅滞なく当該個人データを開示します。ただし、開示しないことが相当であるときは、学生個人データの全部又は一部について開示しないことがあります。その際、本人に対して遅滞なく理由を付してその旨を通知します。
○訂正等
学生本人から、当該本人が識別される学生個人データの内容が事実でないという理由によって、当該学生個人データの訂正、追加又は削除を求められたときには、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該学生個人データの訂正等を行います。なお、学生個人データの内容の全部もしくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく理由を付してその旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知します。
○苦情処理の窓口
ご意見・ご質問がありましたら、個人情報相談窓口(企画課 022-234-4181)まで問い合わせください。

3.個人情報の利用目的について

学生(現在及び過去の学生並びに入学予定者)及び保証人(ご父母等)の個人情報は、以下のとおり、本学の教育研究及び学生支援に必要な業務を遂行するために利用します。なお、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について本人に通知または公表します。
 
学生の個人情報

入学関係 入学志願者に対する選抜試験運営・入学手続(編入学、再入学を含む)。学生証交付。
修学関係 履修相談・修学指導、学業奨励、研究活動支援、履修登録、授業・試験運営、成績処理、単位認定、進級・卒業判定、諸資格判定、学位記授与、単位互換協定による特別聴講生、国際交流、薬剤師国家試験及び関連業務、模擬試験、病院実習、病院等医療施設見学会。
学籍関係 休学・復学・退学手続・転学手続。
学生生活 学生生活全般に関わる指導・助言、福利厚生施設の紹介、奨学生選考、奨学金交付・償還、定期健康診断、日常的な健康相談、課外活動支援、弔慰、災害見舞、学生にかかる保険等。
進路関係 キャリア(進路)形成支援、求職登録、就職斡旋、資格取得のための課外講座運営。
施設利用 図書館、情報科学センター、教室、体育施設、駐輪場、クラブハウス等。
その他 各種連絡・通知、諸証明書発行、用具・備品等の貸与、学則による処分、各種統計。

学生の修学指導等に必要な連絡。各種送付物(学業成績通知書、学費納付書、大学行事案内等)の発送。大学関係諸団体(「二松会」等)の要請によるご父母宛送付物の発送業務代行。奨学生選考。

4.個人情報の第三者提供について

  本学では、あらかじめ本人の同意を得た上で、学生の個人情報を以下のとおり第三者に提供することがあります。なお、これ以外に提供の必要性が生じた際には、その都度、本人から意思確認の手続きを取ります。

  1. 学生の学業成績等、修学状況を保証人に提供する
     本学では、保証人(ご父母等)と連携した個別修学指導を教育上有用な取り組みと考えており、学年末の成績が確定した段階で保証人宛てに「学業成績通知書」を送付し、修学状況に関する問い合わせや相談等に応じております。また、各地で開催する父母教育懇談会においても、学生の単位修得状況や進級・卒業条件の充足度などをご父母のみなさまに提示しながら、お子様の進学や就職、学生生活に関して個別面談を行っております。
     保証人に対する大学からの情報提供を可能とするためには、誓約書の中で本人に「同意する」という意思表示を行っていただく必要があります。なお、入学後に本人からの求めに応じて「同意」の有無を変更することは可能です。
  2. 求人事業所に対する学生の個人情報の提供について
     本学に求人申込みのあった企業・病院などから出身者の確認や出身者名簿の提供依頼があった場合、就職活動以外には絶対使用しないという「誓約書」の提出をいただき、学生の個人情報の提供を行っています。提供する個人情報については、学生氏名・帰省先の住所のみです。
    なお、この件に関する同意確認は、対象学年に進級した際にあらためて行います。

平成18年1月25日制定
学校法人東北医科薬科大学

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